Do zakresu działania Biura Zamówień Publicznych należy:
1. prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na rzecz Wydziałów Urzędu w trybach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych oraz zamówień zwolnionych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, o wartości przekraczającej próg określony w Regulaminie udzielania zamówień publicznych zwolnionych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych ze stosowania tejże ustawy wprowadzonym Zarządzeniem Burmistrza Miasta Ostróda,
2. określanie trybu udzielenia zamówienia,
3. konsultacje, współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu odpowiedzialnymi merytorycznie za opisanie i ustalenie wartości przedmiotu zamówienia oraz z Radcą Prawnym w zakresie przygotowania wzoru umowy w trakcie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia i przygotowanie na podstawie wniosku o wszczęcie postępowania, dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania,
4. publikacja / przesyłanie ogłoszeń wymaganych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych do Biuletynu Zamówień Publicznych / Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej,
5. publikacja zgodnie z wymogami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych dokumentów związanych z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia,
6. udział w pracach komisji przetargowej,
7. przygotowywanie wszelkiej korespondencji do Wykonawców w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia,
8. przygotowywanie protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
9. podejmowanie czynności formalnych związanym z wniesionymi środkami ochrony prawnej,
10. sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach przekazywanego do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
11. prowadzenie rejestru postępowań zwolnionych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy oraz prowadzonych w trybach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych,
12. na podstawie informacji przekazywanych przez Wydziały i komórki organizacyjne sporządzanie planu postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewiduje się przeprowadzić w danym roku finansowym,
13. opracowywanie i aktualizowanie regulaminów dotyczących udzielania zamówień publicznych w Urzędzie,
14. współpraca z Informatykiem w zakresie prowadzonej strony internetowej związanej z zamówieniami publicznymi.